Word 论文写作小技巧

本文主要介绍使用在 Windows 系统中 MS Word 配合 Citavi 进行论文写作和文献管理的小技巧。

图表的交叉引用

对于 Word 中插入的图表，在正文写作时可能需要对图表进行交叉引用，比如“由图 1 知”、“由表 2 可得”。此时，我们可以运用 Word 主菜单栏「引用」中的「插入题注」功能。在写作完成后，我们只需要选中相应区域，点击更新域（或者按快捷键「F9」），图表的编号会自动更新。如果想要对所有域进行更新，可以先按「Ctrl + A」，再按「F9」。

公式编号及交叉引用

除了图表，我们往往还需要对公式进行交叉引用。对于公式的编号及交叉引用，「MathType」或「AxMath」等插件非常好用，但如果你的合作者没有下载相应的软件，则对方可能无法编辑，并且有些情况下（比如部分学校的毕业论文）要求你必须使用 Word 自带公式编辑器，此时外部插件就不香了。因此，这里主要介绍如何使用 Word 自带公式编辑器进行公式编号及交叉引用。

网上有许多关于公式编号及交叉引用的方法，不过要同时实现编号右对齐、自动更新编号、方便交叉引用三种功能，个人更习惯使用以下方式。

Word 的公式编辑器可以选择「Unicode」和「LaTeX」两种方式，下面的例子使用后者进行公式编写，具体步骤如下：

1. 使用快捷键「Alt + =」，进入公式编辑状态；

2. 输入公式后，在公示编辑框內输入「#()」，将光标停留在括号中，点击主菜单栏「插入」中「文档部件」下拉菜单的「域」，选择「AutoNum」，格式为「1,2,3,…」，点击「确定」，此时「#()」中自动生成了数字「1」，其他公式的编号自动更新（若未更新，可选中相应区域，按快捷键「F9」更新域）；

   

3. 选中生成的数字「1」，点击主菜单栏「插入」中的「书签」，在「书签名」中输入公式的标签（如 “Eq1”），点击「添加」；

   

4. 使用快捷键「Ctrl + =」，将线性公式转换为专业格式；

5. 在正文需要引用公式的位置，点击主菜单栏「插入」中的「交叉引用」，在「引用类型」下拉菜单中选择「书签」，再选择对应的公式标签即可；

6. 在写作完成后，类似地，选中相应区域，点击更新域（或者按快捷键「F9」），公式的编号会自动更新。

文献管理软件：Citavi 6

市面上常用文献管理软件的对比可以参考此链接。每个软件都有其自身的优点，每个用户都有自身的使用习惯，适合自己的才是最好的。本人亲身使用过 EndNote X9 和 Citavi 6 两款文献管理软件进行过论文写作，同时了解对比过若干个其他文献管理软件，不得不承认 Citavi 6 的确是文献管理软件中的战斗机，其主要特点参见官网。个人最终选择了 Citavi 6 作为主要的文献管理工具，主要有以下几个原因：

• 基础功能完善，拓展功能强大，兼具完备性和灵活性；
• 可以选择将项目保存在本地或云端（德国本地服务器，数据安全性有保障）；
• 社区用户活跃，官方论坛能够解决 90% 以上的软件使用问题，并且能在客户服务 QQ 群向管理员提问，亲测服务态度贼棒。

当然，Citavi 6 也有一些缺陷，个人认为主要有以下几点：

• 初期学习成本较大（相对于其他文献管理软件而言），但学会之后显著提高科研效率；
• 启动程序较慢（成功启动之后运行流畅）；
• 个别情况下遇到云端服务器维护时，无法打开云端项目让人崩溃（鉴于教训，本人将最近正在写作的论文项目存放在了本地，已完成或者不紧急的项目放在云端，云端和本地项目可以相互转换）；
• 个别用户的在 Word 中不显示 Citavi 插件（可以在官方论坛或者客服服务 QQ 群寻求帮助，但也存在用户的 Word 本身有问题的情况）。

如果大家对 Citavi 6 比较陌生，可以参考 Citavi 6 入门指南进行学习，下面主要介绍几个常用的 Citavi 6 小技巧

导入文献

Citavi 6 提供了若干种导入文献的方法，根据个人使用经验，最常用的主要有以下三种：

• 利用 Citavi Picker 插件：Citavi Picker 是 Chrome，Firefox 和 Internet Explorer 的免费扩展浏览器插件，它能在网页上标识 ISBN 和 DOI 号，并将参考信息发送到用户的项目，也可以发送网页和网页内容到用户项目，该链接以谷歌学术文献搜索为例；

• 利用 ISBN, DOI, other ID 功能：点击菜单栏「ISBN, DOI, other ID」选项，输入文献的识别码（ISBN, DOI, or PubMed ID），在线搜索成功后，点击「Add to project」即可；

  

• 利用多种格式文件导入：Citavi 具有良好的兼容性，能够以 RIS，BibTeX 和 ENW 等格式导入参考文献，当我们从谷歌学术或者百度学术下载相应格式的文件后，可以直接拖动该文件到 Citavi 相应区域。

  

文內引用

在理工科领域，文內引用（in-text citation）多使用数字编号，而在社科领域，文內引用（in-text citation）常常要求丰富的格式变换，比如“张三(2020)”、“(张三, 2020)”、“张三”等格式。该功能在 Word 中使用 Citavi 插件可以轻松实现。

参考文献格式

Citavi 目前提供几乎所有的英文期刊参考文献格式。如果搜索不到某些期刊要求的参考文献格式，可以给工作人员发邮件，工作人员会为你制作相应的期刊论文格式。

但由于 Citavi 开发人员目前只支持德语和英语，所以中文期刊只能自己制作或改编现有参考文献格式的 ccs 文件。比如，Citavi 提供了 GB/T 7714-2015 格式，绝大多数中文期刊格式可以在此基础上进行微小改动，这也体现了 Citavi 的灵活性，具体实现方法可以参照客服服务 QQ 群中的相关帮助文档。

据我所知，大多数文献管理软件并不能同时较好地管理中文和英文的参考文献：比如有时候要求中英文的参考文献格式相互独立；再如许多现有的文献格式英文在前，中文在后，而学位论文、中文期刊要求中文在前，英文在后。而 Citavi 可以完美地解决上述问题，下图展示了本人在 GB/T 7714-2015 的基础上进行参考文献格式修改，以满足本校本科生毕业论文的参考文献格式的全部要求。在修改时，各个修改成分的修改效果可以在最右边的方框中动态呈现。

Word 导航窗格 + Citavi Pane 协同写作

在 Citavi 导入文献时，将文献进行分类，会为后续写作节省很多时间。在进行论文写作时，同时打开 Word 的导航窗格和 Citavi Pane，会使得写作思路更加清晰。尤其是在写作引言、文献综述和结论时，这些部分涉及的文献较多，如果没有事先的文献分类和清晰的写作框架，学者常常会因为在寻找合适的文内引用上耗费宝贵的时间，并且写作思路也容易被打乱。Word 导航窗格 + Citavi Pane 协同写作能够较好地解决这个问题，让我们更加专注于写作本身。

结语

本文到这里就结束了，如果大家对 Word 论文写作和文献管理有什么心得，欢迎一起讨论。